COLLIGOS DATASKYDDSPOLICY – VI VÄRNAR OM DIN PERSONLIGA INTEGRITET
Colligo Vårdkompetens AB (nedan ”Colligo”) behandlar dina uppgifter enligt gällande lagstiftning, Dataskyddsförordningen också kallad GDPR.
Vi respekterar din personliga integritet och vi vill att du ska känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas hos oss.
Colligo följer också de riktlinjer och rekommendationer för tolkning av Dataskyddsförordningen som bransch organisationen Kompetensföretagen Almega (tidigare bemanningsföretagen Almega) tagit fram.
Nedan hittar du information om vilka uppgifter om dig som Colligo behandlar, för vilka ändamål, vilken den rättsliga grunden för behandlingen är, hur länge dina uppgifter sparas och vilka dina rättigheter är.
Vilka typer av uppgifter behandlar vi och hur samlar vi in dem
Vi vill erbjuda, utveckla och förbättra våra tjänster och hitta riktigt attraktiva uppdrag för dig som konsult. För att kunna göra detta behandlar vi dina personuppgifter (basuppgifter för kontakt och senare utökade uppgifter för att kunna presentera dig för olika uppdragsgivare samt vid bokade uppdrag lön- eller fakturauppgifter.). Nedan hittar du förklaringar till dessa kategorier.
Du är dock inte skyldig att lämna dina uppgifter till oss, men om du inte gör det är det inte säkert att vi kan erbjuda dig våra tjänster.
Bas uppgifter: Uppgifter om dig som namn, yrke, telefonnummer, epost.
Utökade uppgifter: Uppgifter inför presentation som personnummer, boendeort, CV, kompetenser, referenser, utbildningar, uppgifter om vart du vill arbeta etc. Dvs uppgifter som krävs för bemannings- / rekryteringsförfarandet.
Anställnings-, löne- eller fakturauppgifter: Adress, kontaktuppgifter till anhörig, kontouppgifter, organisationsnummer etc.
Vi samlar in dessa uppgifter på olika sätt:
• Genom dina kontakter med oss. Exempelvis under dina samtal med din personliga handläggare kan handläggaren anteckningar om relevanta uppgifter.
• Genom att du använder vår onlinetjänst, exempelvis när du loggar in på konsultportalen och uppdaterar din profil. Vi samlar även in statistik om hur du använder konsultportalen.
• Genom att vi inhämtar uppgifter från andra externa registerkällor t.ex. IVO och HoSp.
• Genom referenstagning inför presentation för kunder.
Vad vi använder dina uppgifter till
För att vi ska kunna behandla dina personuppgifter måste det finnas stöd i gällande lagstiftning, dvs det måste finnas en rättslig grund för vår behandling. Här följer en lista på de olika rättsliga grunder som Colligo tillämpar, vilken av dem som används skiljer sig vid olika typer av behandlingar.
• För att fullgöra avtal med dig.
• För att fullgöra en för Colligo rättslig förpliktelse.
• Behandlingen av dina personuppgifter kan göras med Colligos berättigade intresse av att kunna utföra en vissa behandling av uppgifter för att kunna driva verksamheten och även fullgöra våra åtagande mot dig.
• Samtycke till behandlingen. (Ett lämnat samtycke kan alltid återkallas genom att du kontaktar din handläggare eller genom att logga in på konsultportalen på www.colligo.se.)
För att kunna tillhandahålla våra bemanning- och rekryteringstjänster för dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, med stöd av vilken rättslig grund och hur länge vi sparar uppgifterna. Tiden som vi sparar dina personuppgifter varierar utifrån vad uppgifterna behövs till. Vi sparar aldrig uppgifter längre än vi behöver för det aktuella ändamålet.
Tillhandahålla och fullgöra avtal om att söka bemanningsuppdrag
Vi behandlar samtliga insamlade personuppgifter för att kunna tillhandahålla avtalade bemanning- eller rekryteringstjänster för din räkning.
Vi behöver göra sökningar i våra system för att matcha dina kompetenser mot inkomna bemanningsuppdrag.
Samt senare vid positiv matchning presentera dig för uppdragsgivare inför ett bemanningsuppdrag.
Hantera dina uppdragsansökningar.
Hantera din lön och fakturor till kunder.
Göra utdrag ur register som IVO och HoSp.
Rättslig grund: fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse (Identitetskontroll samt IVO och HoSp utdrag).
Utveckla och förbättra våra tjänster och produkter
Vi behandlar personuppgifter som namn och e-post samt ip-nummer för att kunna göra utvärdering av gjorda bemanningsuppdrag, genomför kundundersökningar, för att utveckla och förbättra vår verksamhet och de tjänster som vi erbjuder dig. Vi använder även insamlade uppgifter för att kontrollera och upprätthålla säkerheten i våra system.
Vi behandlar också personuppgifter genom att vi analysera och bearbeta statistik, för att kunna erbjuda dig relevanta bemanningsuppdrag. Vi sparar också viss surfinformation för att analysera hur du som konsult använder vår konsultportal, för att kunna hitta relevanta uppdrag som passar din profil samt för att förbättra vår konsultportal. Andra behandlingar är registervård, felsöka och åtgärda fel, hantera synpunkter och felanmälan av konsultinloggningen samt garantera datasäkerheten för kunder och konsulter.
Rättslig grund: berättigat intresse samt rättslig förpliktelse (garantera datasäkerheten GDPR).
Direktmarknadsföring
Vi kan kontakta dig via olika kanaler för marknadsföringen som t.ex. brev, telefon, sms och e-post. Där kan du få personliga erbjudanden eller allmänna utskick om intressanta uppdrag.
Rättslig grund: berättigat intresse och samtycke (t.ex. för vårt Nyhetsbrev).
Informationssäkerhet och för att förhindra missbruk av tjänster och produkter
Vi behandlar vissa personuppgifter från loggning av hur våra system används för att upprätthålla säkerheten på vår konsultportal, då framförallt för att upptäcka och hindra försök till intrång och/eller för att upptäcka och förhindra bedrägerier, virusattacker m.m.
Rättslig grund: intresseavvägning (Colligo har ett berättigat intresse av att upprätthålla säkerheten för våra system och internetsidor) och rättslig förpliktelse (garantera datasäkerheten GDPR).
Fullgöra skyldighet enligt lag eller annan författning, myndighetsföreskrift, beslut, begäran eller riktlinjer och för att kunna tillvarata våra intressen
Vi behandlar vissa av dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt lag eller annan författning, myndighetsföreskrift, beslut, begäran eller riktlinjer. Exempelvis sparar vi vissa uppgifter i enlighet med bokföringslagens krav samt andra uppgifter efter att du blivit presenterad för en uppdragsgivare på grund av diskrimineringslagens krav.
Rättslig grund: rättslig förpliktelse.
Kontaktformulär hemsida
Vi behandlar följande uppgifter om dig om du avänder kontaktformuläret på colligo.seDitt namn, telefonnummer, epost, yrke och eventuellt lämnat meddelande. Syftet med en sådan behandling är att en av Colligos handläggare ska kontakta dig.
Rättslig grund: fullgörande av avtal.
Hur länge vi sparar dina uppgifter
Som huvudregel sparar vi dina kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som du vill använda våra tjänster. Du kan närsomhelst be oss radera uppgifterna i din profil eller själv radera uppgifterna via konsultportalen. Efter inaktivitet kan dina uppgifter sparas upp till 24 månader. Men vi kan även komma att spara vissa uppgifter längre och vissa kortare för vissa ändamål, exempelvis för:
- fakturerings- och betalningsändamål, som en del av bokföringsunderlag sparar vi uppgifter i upp till 10 år efter det att underlaget skapades eller så länge som en eventuell tvist pågår. Vi sparar också löntagaruppgifter ett kalenderår efter ditt senaste uppdrag.
- direktmarknadsförings ändamål (kontaktuppgifter från hemsida eller andra från sökning i andra register) sparar vi dina basuppgifter i 1 månad om vi inte har fått kontakt och etablerat ett avtalsförhållande. (Eller längre om du ber om det för att få till stånd ett avtal.)
- att kunna analysera trafiken på konsultportalen, felsöka samt övervaka säkerheten så sparar vi vissa loggar och statistikuppgifter upp till 18 månader efter att ett avtalsförhållande upphört.
- att fullgöra skyldighet enligt lag eller annan författning, myndighetsföreskrift, beslut, begäran eller riktlinjer sparar vi delar av dina personuppgifter så länge som det finns ett rättsligt krav. Exempelvis i de fall du blivit presenterad för ett uppdrag så sparar vi vissa uppgifter om bemanningsprocessen i 3 år efter krav från diskrimineringslagen.
- Uppgifter från kontaktformuläret på colligo.se sparas tills vi lyckats kontakta dig. Annars högst i 2 månader om vi inte avtalat om något annat.
Till vem lämnar vi ut dina uppgifter
Förutom de uppgifter som skickas för presentation till uppdragsgivare med ditt samtycke under rekryteringsprocessen så lämnar Colligo aldrig ut dina uppgifter till något annat företag.
Vi använder dock tredjeparttjänster som behandlar uppgifter för vår räkning enligt de personuppgiftsbiträdesavtal som vi har med dem alla. (Det innebär att dessa parter endast håller dina uppgifter för Colligos räkning och de behandlas efter de ändamål och de villkor som vi angett.) Exempel på dessa tjänster är olika molnbaserade system som Colligo använder för daglig drift som Office365 för mejl, Hogias lönesystem och Fortnox fakturering- och bokföringssystem.
Dessa tredjepartstjänster har sina servrar inom EU/EES eller är certifierade med ett Privacy Shield avtal vilket innebär att de uppbär en skyddsnivå accepterad enligt EU-kommissionen och Datainspektionen och svarar mot Colligo enligt samma personuppgiftsbiträdes avtal som övriga personuppgiftsbiträden.
Övriga mottagare
Vi kan lämna uppgifter om dig till andra mottagare där vi enligt lag eller myndighetsbeslut är skyldiga att lämna ut uppgifter, t.ex. vid utredning om diskriminering enligt diskrimineringslagen eller uppgifter för inbetalning av din pension.
Dina rättigheter
Dataskyddsförordningen ger dig ett antal rättigheter som innebär att du får ökad kontroll över dina egna personuppgifter och hur de används.
Här listar vi dina rättigheter och i slutet dokumentet hittar du kontaktuppgifter till Colligo som du kan använda för att åberopa dessa rättigheter. (Vi kommer efter sommaren lansera flera nya verktyg under konsultportalen som gör det möjligt för dig själv att visa och ta del av alla de uppgifter ur våra system som tillhör dig. )
Åberopar du någon av dina rättigheter nedan så kommer vi att besvara en sådan begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ytterligare tid skulle krävas eller om vi av någon anledning inte kan tillmötesgå din begäran kommer vi att informera dig om detta. Vi kan även komma att begära ytterligare information från dig exempelvis för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller få kontroll över dina personuppgifter.
Rätt till information och tillgång till dina personuppgifter
Du har rätt att veta om vi behandlar dina personuppgifter. Om vi behandlar dina uppgifter så kommer vi att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag).
Rätt till rättelse
Det är viktigt för oss att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta. Om dina uppgifterna är felaktiga så är det bäst om du i första hand rättar dem själv under din profilsida på konsultportalen men du kan naturligtvis också vända dig direkt till din personliga handläggare och be om få de felaktiga uppgifter rättade.
Du har även rätt att begära att uppgifter läggs till om något saknas exempelvis i ett CV eller för en presentation. I relevanta fall under pågående rekrytering kommer vi kontakta de aktuella uppdragsgivare, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter och tala om att en rättelse har skett.
Rätt att bli glömd
Du kan närsomhelst själv radera merparten av dina uppgifter via vår konsultportal. Du har också rätt att vända dig till oss för att begära att dina personuppgifter raderas. Vilket vi då gör utan dröjsmål förutsatt att:
- Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för;
- Behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket eller säger upp avtalet om vår rekryterings hjälp;
- Behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas;
- Du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns förColligoberättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse;
I vissa fall kan behandlingar för att uppfylla en rättslig skyldighet göra att vi inte helt kan tillmötesgå en begäran om radering t.ex. om vi är skyldiga enligt lag att spara vissa uppgifter. Dina övriga uppgifter kommer vi radera efter ditt önskemål.
Rätt att göra invändningar
Du har alltid rätt att när som helst invända mot att dina uppgifter används för direktmarknadsföring. Det gör du genom att kontakta oss på Colligo eller klicka på avregistreringslänken i vårt nyhetsbrev eller klicka i att du inte vill ta emot epostkampanjer under din profilsida på konsultportalen.
- Du har även rätt att invända mot att vi behandlar dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina skäl kommer vår behandling av dina uppgifter upphöra omedelbart.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att begära att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format och har rätt använda sådana personuppgifter på annat håll. Denna rättighet gäller för sådana personuppgifter som du har lämnat till oss och som behandlas med stöd av ditt samtycke eller om behandlingen grundar sig på ett avtal med oss.
Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att höra av dig till oss och begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att uppgifterna då enbart ska lagras av oss i följande situationer:
- Under den tid det tar för oss att kontrollera om personuppgifterna är korrekta, om du bestrider personuppgifternas korrekthet;
• Om du, trots att vi inte behöver uppgifterna längre, vill att vi behåller dem för att du ska kunna använda dessa för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk; eller - I väntan på kontroll av vems berättigade skäl, dina eller våra, som väger tyngst om du har gjort en invändning mot behandlingen. I vissa fall kan vi dock inte tillmötesgå en begäran om begränsning t.ex. om uppgifterna behövs för att vi ska kunna försvara våra rättigheter eller skydda någon annan persons rättigheter.
Klagomål
Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål direkt till oss eller till Datainspektionen.
Personuppgiftsansvarig
Colligo Vårdkompetens AB är ansvarig för den behandling av våra kunder och konsulters personuppgifter som görs av Colligo. Som personuppgiftsansvarig bestämmer Colligo ändamålet och medlen för behandlingen.
Vår dataskyddansvarige övervakar att vi följer gällande lagstiftning och behandlar dina personuppgifter på ett korrekt sätt. Vill du kontakta vår dataskyddsansvarige med frågor eller om du vill åberopa någon av dina ovannämnda rättigheter är du välkommen att mejla oss på dataskydd@Colligovard.se.
Ändring av integritetspolicyn
Colligo kan komma att ändra denna integritetspolicy. Vi kommer även meddela ändring på vår webbplats www.Colligovard.se samt under konsultportalen. Är ändringen betydande kommer vi också att meddela berörda parter, exempelvis via epost.